Cahier Des Charges Événement / Organisation D’événement : Comment Bien Rédiger Le Cahier Des Charges ?

Qui sont les cibles de l'événement? Un même événement peut avoir plusieurs cibles différents. Prenez l'exemple du salon. Ce dernier peut s'adresser un public exclusivement professionnel (PME/TPE, partenaires, clients grands comptes, responsables étatiques, …) ou au grand public. Vous comprendrez pourquoi ce facteur pèse beaucoup dans l'organisation de l'événement et doit figurer obligatoirement dans le cahier des charges. Intégrez un volet sur les participants à l'événement dans le cahier des charges Tous les éléments qui influent sur la logistique, sur le choix de la structure d'accueil, … doivent figurer sur le cahier de charge de l'organisation d'un événement. Les participants sont de ceux-ci. Vous organisez un séminaire ou une conférence et vous avez des intervenants qui arrivent de l'étranger. Il est important de mettre en place toute la logistique ad hoc, à commencer par l' hébergement, le transports, les déplacements ou encore les interprètes. Cahier des charges: précisez les dates et la durée de l'événement Pour l'organisation d'un événement, la date et la durée de la manifestations doivent aussi figurer obligatoirement dans le cahier des charges.

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Organiser un événement sportif : la checklist

Ce cahier des charges devra être suivi scrupuleusement pour ne pas oublier un élément essentiel. En tant qu'événement il est important de s'y prendre à l'avance pour organiser la manifestation sportive dans de bonnes conditions. Cela permettra de s'assurer de la bonne disponibilité des infrastructures et des partenaires. Entourez-vous des bons partenaires Une fois que le périmètre du projet est clairement défini dans le cahier des charges, il vous faudra rechercher et contacter tous les partenaires et prestataires que vous aurez à mobiliser dans le cadre de la manifestation. Généralement, le premier à identifier est celui qui vous fournira l'infrastructure sportive. S'il s'agit d'une commune, il sera nécessaire d'échanger avec eux pour présenter les objectifs de la manifestation et les conditions d'utilisation de l'équipement. En cas de fournisseur privé, assurez vous de ses disponibilités et de son budget. Il vous faudra également sans doute contacter des agents de la sécurité civile en cas d'accueil du public, des stands d'alimentation qui permettront de rentabiliser en partie l'événement et éventuellement des spécialistes techniques pour l'éclairage, la sonorisation ou la location d'un podium par exemple.

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