Deuxième conseil, prenez soin de noter toutes les informations suivantes: • Le nom de la personne • Un courriel ou un téléphone où la joindre • Ce qu'elle souhaite (un rendez-vous avec votre patron, par exemple) • Ses délais ou la date qu'elle envisage • Les détails ou la raison de la demande • Tout détail annexe: des documents sont-ils nécessaires, une autre personne doit-elle être prévenue, etc. Un panier « à faire » Troisième astuce: avoir un espace réservé pour les choses à faire dans la journée. Cela vous permettra, en un seul coup d'oeil, d'évaluer les choses qu'il vous reste à faire. Un tel panier sera également l'endroit idéal pour recevoir tout dossier supplémentaire ou demande urgente à traiter. Ainsi vos collègues n'abandonneront pas un dossier distraitement sur un coin de votre bureau. Ça évite que vous ne le retrouviez que dans les jours suivants! Désignez des jours pour vos tâches Pour plus d'efficacité, effectuez certaines de vos tâches systématiquement les mêmes jours. À ce titre, une certaine routine est importante dans le travail d'une secrétaire de direction.
Formation et qualités requises Un diplôme d'enseignement secondaire (comme un bac technique) ou d'autres diplômes, de préférence commerciaux, sont généralement demandés pour devenir secrétaire. L' expérience dans des activités de front-office et/ou back-office dans le domaine administratif, commercial ou comme assistante de secrétariat constitue un titre préférentiel. Pour les personnes non expérimentées, il existe des cours de formation professionnelle pour « chargé(e) du secrétariat », ainsi que des possibilités de formations spécifiques qui peuvent enrichir le CV, comme par exemple: Cours de secrétariat administratif et comptable Cours de secrétariat d'entreprise Cours de secrétariat de cabinet médical Cours de secrétariat de cabinet juridique Ces cours traitent de matières telles que l' économie d'entreprise, l'administration, la comptabilité, la gestion de la documentation. Ils permettent en outre d'acquérir des compétences informatiques de base, généralement pour l'utilisation de programmes de traitement de texte et des feuilles de calcul, du courrier électronique et des logiciels de gestion les plus répandus (par exemple les programmes d'archivage numérique ou CMS pour la saisie des commandes).