Elle concerne les produits non destinés à la vente – échantillons, cadeaux… Attention! La facture pro forma, à la différence du devis et de la facture, n'est pas enregistrée en comptabilité. Elle ne donne pas non plus lieu à un règlement de la part du client. Veillez à utiliser une numérotation distincte. De la facture pro forma à la conclusion du contrat Ce document commercial permet d'engager les négociations, qui peuvent mettre du temps à aboutir – voire ne jamais aboutir. Une fois un accord trouvé entre les parties, le client émet un bon de commande ou signe un devis pour formaliser le contrat. A noter: ni le devis ni le bon de commande ne sont obligatoires dans les relations B2B, les parties peuvent conclure leur accord par oral. Il est néanmoins recommandé de passer un écrit pour constituer une preuve valable, notamment lorsque les sommes en jeu sont importantes. Le fournisseur exécute ses obligations – prestation de service, livraison de biens… En contrepartie, le client paye le prix conformément aux CGV, à réception de la facture définitive.
Si cette proposition convient au client (destinataire), il pourra la confirmer en envoyant à son vendeur un bon de commande. Une facture proforma n'a pas la valeur comptable d'une facture et ne constitue à cet égard pas une pièce à inclure dans la comptabilité.